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其次,使机关档案业务工作变得方便、快捷、高效。数字化档案信息使档案能及时归档,尽快地提供利用。平时在网上文书处理部门将收文或发文都输入到计算机中,各级部门可根据自己的权限范围在网上分组传阅自己相关的文件,并注上处理意见,年终归档时,只需向档案馆移交一份分类组卷清单,把数据通过网上按档案数据格式传输到档案管理系统数据库中即可,从而使档案馆减少了档案数据录入工作。这在政府部门的文书档案以及设备等各类档案管理中同样适用。在机关诸多档案中,许多档案在形成时已由计算机处理,档案馆的工作只剩下编制相应的档号,整理上架。而计算机管理方面则只需对数据进行处理,已不再需要大量的数据录入,解决了数据录入影响档案计算机管理的“瓶颈”问题。
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